通电话时，由于彼此看不见对方，所以容易因为一些不当的细节而造成误会。因此日本人很是注重接打电话时的语气措辞等礼仪。与世界其它国家的人相比，日本人打电话时，特别希望在通话过程中不断获得对方的响应，让他有一种被倾听，被理解，被尊重的感觉。对日本人来说，这种感觉非常重要，在某种程度上，甚至能够决定谈话的内容和深度。
接电话
日本人接电话时，首先是自报自己公司、自己家或自己的姓名，然后再开始谈话。这一点与中国人打电话时的习惯是不一样的。
客套话 在得知对方是谁后，一般要进行简单的寒暄。在公司接其他公司的人打来的电话时，最常见的客套话就是「いつもお世話になっております」（总是承蒙您的关照），「どうも」（您好）。假如和对方有段时间未联系，则要说「ごぶさたしております」（好久不见）。而在夜晚或清晨打电话时，打电话的人一般都要说句「夜分遅く(朝早く)おそれいります。」（抱歉夜晚（早晨）打电话给您）等等。
通话 通电话时，无法以实物，手势，表情，动作来辅助说明你的话，所以用日语通话时，要注重讲得清楚，缓慢。并且，中途要进行停顿，以便对方进行反应或纪录。日本人一般不直接询问对方说否听懂了。因此，切忌说「わかりましたか」(明白了吗？)
听电话
听电话时，假如你听明白了对方讲的意思，那么就要在对方讲话停顿时回答一声「はい」，以表示我正在听您讲话并且听懂了，请您继续往下说。除回答「はい」之外，有时还要重复对方所讲的意思，或没有听清楚时，要说「すみませんが、もう一度おっしゃってください」（对不起，请再说一遍）。
挂断电话 结束通话时，日本人一般不说「さようなら」而说「失礼します」。假如是在晚间，那么还要说一句「お休みなさい」（晩安）。而且，说完之后不要马上放下电话听筒，要确认对方已经放下电话听筒，方可轻轻把电话挂断。切忌迅速将电话机扣掉。
